Benvenuto all'informativa sulla conformità di Hexagon

La solida reputazione e il grande successo commerciale di Hexagon si basano sulla condotta etica e corretta dei nostri dipendenti e dei soggetti terzi che agiscono per nostro conto. Tuttavia Hexagon potrebbe essere ritenuta responsabile non solo della cattiva condotta dei suoi dipendenti, ma anche delle violazioni della legge commesse da soggetti terzi che agiscono per conto di Hexagon. Questi sono i motivi principali per cui desideriamo informarti delle nostre aspettative in merito alle tue pratiche commerciali e di conformità, quando agisci per conto di Hexagon.

Assicurati che la direzione e il personale coinvolto nelle attività commerciali di Hexagon ricevano questa informativa fornendo loro il link al presente sito web o il PDF disponibile per il download sempre su questo sito.

Se hai domande sull'informativa o sulle politiche di conformità di Hexagon in generale, non esitare a contattarci inviando un'e-mail all'indirizzo compliance@hexagon.com.  

Ti ringraziamo anticipatamente per la comprensione e il supporto.  

Stabilire quale sia la cosa più giusta da fare non è sempre scontato. La presente informativa definisce le aspettative e i criteri di Hexagon in merito alle attività svolte per nostro conto e deve essere utilizzata come guida e riferimento principale per supportarti nel processo decisionale di ogni giorno. Tuttavia è impossibile fornire indicazioni per ogni situazione. Se si manifesta una circostanza per la quale la presente informativa non fornisce indicazioni, le seguenti domande possono aiutarti a prendere la decisione giusta: 

1. È legale, etico ed equo? 
2. Se venisse reso pubblico, metterebbe in imbarazzo Hexagon o ne danneggerebbe la reputazione? 
3. Hexagon sarebbe d'accordo? 
4. Te la sentiresti di parlarne con Hexagon? 

Hexagon ha sviluppato e implementato varie procedure e strumenti che ci aiutano a identificare i "campanelli di allarme" nel coinvolgimento di soggetti terzi o nella conduzione degli affari in generale. I campanelli di allarme riguardano circostanze che indicano una maggiore probabilità di non conformità alla legge applicabile, la cui comparsa richiederebbe il coinvolgimento del personale addetto alla conformità, che si adopererebbe per la loro risoluzione. Una volta accettato il tuo coinvolgimento, svolgerai un ruolo importante nell'aiutarci a raccogliere informazioni rilevanti sulle transazioni commerciali a cui parteciperai per conto di Hexagon (ad es. utente finale, utilizzo finale, ecc.) Esigiamo che ci fornisca informazioni complete e corrette nel corso del tuo incarico o durante il nostro rapporto.   

Un conflitto di interessi è una situazione in cui una persona fisica o giuridica ha interessi o vincoli concorrenti di fedeltà e non può prendere una decisione equa a causa di tale conflitto. Un conflitto di interessi può ostacolare il successo di un'azienda, causare danni economici e danneggiare la reputazione e l'integrità dell'azienda stessa. In alcuni casi i conflitti di interesse possono anche comportare rischi di corruzione o antitrust.

La nostra concorrenza è leale se offriamo ai nostri clienti prodotti e servizi innovativi a prezzi competitivi e non se offriamo benefici illeciti ad altri. Allo stesso modo, non tolleriamo alcuna forma di corruzione nei rapporti commerciali con i nostri partner esterni. Inoltre le leggi anticorruzione non distinguono tra atti compiuti dai nostri dipendenti e atti compiuti dai nostri partner esterni che agiscono per nostro conto.  

La concussione è la forma più comune di corruzione. L'elargizione di tangenti prevede la promessa e la consegna di denaro o di altri oggetti di valore a un funzionario pubblico o a un responsabile del settore privato per influenzarne l'azione o ottenere un vantaggio improprio nell'adempimento dei suoi doveri pubblici o legali. Il termine funzionario pubblico deve essere inteso in senso lato per includere i funzionari o i dipendenti di qualsiasi amministrazione pubblica o altro ente pubblico, azienda o persona giuridica a qualsiasi livello, compresi i funzionari o i dipendenti di imprese statali e organizzazioni internazionali pubbliche. Sono inclusi anche i candidati a cariche politiche, i funzionari e i dipendenti dei partiti politici nonché i partiti politici stessi. 

Il ricorso a terzi per influenzare in modo illecito o improprio funzionari pubblici o privati è considerato una forma di concussione indiretta ed è anch'esso vietato.  

La concussione riguarda anche i pagamenti facilitatori. Un pagamento facilitatore è una somma di denaro relativamente piccola, o la concessione di qualsiasi altro vantaggio, di solito a funzionari pubblici di basso rango, per il loro vantaggio personale per accelerare la prestazione o l'esecuzione di una pratica pubblica di routine. 

In molte culture, i regali e gli inviti a eventi di intrattenimento sono importanti per sviluppare e approfondire i rapporti commerciali. Tuttavia alcuni regali e inviti possono influenzare in modo irragionevole il processo decisionale del destinatario o creare l'impressione di voler esercitare un'influenza impropria. Regali, ospitalità e altri vantaggi devono sempre essere conformi alle leggi e ai regolamenti applicabili. In ogni caso devono:  

• Essere trasparenti e correttamente riportati nei registri e nelle scritture contabili dell'azienda. 
• Essere adeguati in termini di tipo, valore e frequenza in base all'occasione e alla posizione del destinatario. 
• Non devono essere offerti, forniti, richiesti o accettati nella prospettiva di un vantaggio di qualsiasi tipo.  
• Non devono mai dare l'impressione di essere inappropriati o inadeguati.

Quando si agisce per conto di Hexagon,

• è severamente vietata qualsiasi forma di concussione diretta o indiretta, compresi i pagamenti facilitatori, i regali e gli intrattenimenti inappropriati;  
• si è tenuti a condurre una ragionevole due diligence sui soggetti terzi coinvolti in relazione alle attività di Hexagon nella fase iniziale delle loro attività e a monitorarli durante i rapporti commerciali;  
• si è tenuti a predisporre libri, registri e scritture contabili che rispecchino accuratamente tutti i pagamenti effettuati, le spese sostenute e i beni alienati e a mantenere un sistema di controllo interno che garantisca la corretta autorizzazione, registrazione e rendicontazione di tutte le transazioni. 

Le leggi antitrust e sulla concorrenza leale tutelano la concorrenza libera, non distorta ed efficace. Sono vietati, tra l'altro, gli accordi e le attività di concerto tra imprese per limitare la concorrenza. Tali accordi anticoncorrenziali includono la manipolazione delle offerte, la fissazione dei prezzi, la spartizione del mercato o dei clienti. È inoltre vietato abusare di una posizione dominante. La violazione dei segreti commerciali protetti e dei diritti di proprietà intellettuale di terzi può essere considerata concorrenza sleale.  

Quando si agisce per conto di Hexagon,

• a rispettare le leggi antitrust applicabili (ad es. non partecipare alla manipolazione delle gare d'appalto, alla fissazione dei prezzi, alla spartizione del mercato o dei clienti con i concorrenti) e 
• a rispettare i segreti commerciali e i diritti di proprietà intellettuale di Hexagon e di terzi, come concorrenti, clienti e partner commerciali.  

Hexagon deve rispettare tutti i regolamenti e le normative in materia di esportazione applicabili a Hexagon o ai nostri prodotti e servizi, inclusi, a titolo puramente indicativo, i controlli e le sanzioni sulle esportazioni UE e USA. In particolare, Hexagon non può effettuare transazioni con parti sanzionate o con parti situate in Paesi e territori soggetti a embargo (attualmente Cuba, Iran, Corea del Nord, Siria, Crimea e Sebastopoli), o per progetti sanzionati o usi finali proibiti, o per facilitare il trasferimento dei nostri prodotti in un altro Paese o a un altro utente finale. Inoltre siamo tenuti per legge a garantire la non violazione dei controlli e delle sanzioni sulle esportazioni quando vendiamo tramite i nostri rivenditori o concessionari, ai quali potrebbero non applicarsi le normative e le sanzioni sull'esportazione. Per ottemperare a questi requisiti legali, Hexagon ha implementato una procedura di screening delle esportazioni per verificare che le transazioni non presentino rischi di conformità. Tale procedura ci consente di filtrare le transazioni che comportano maggiori rischi di non conformità e di farle verificare da personale qualificato.  

Quando si agisce per conto di Hexagon,

• ad assisterci adeguatamente nelle nostre attività di screening delle esportazioni fornendo informazioni complete e corrette sulla destinazione d'uso finale, sull'utente finale e sull'utilizzo finale, come richiesto da Hexagon tramite gli elenchi di controllo delle esportazioni, o qualsiasi altra informazione e documentazione aggiuntiva che potremmo ragionevolmente richiedere (ad es. il certificato di uso finale firmato dall'utente finale);  
• a partecipare ai corsi di formazione sul controllo delle esportazioni offerti da Hexagon, se richiesto; 
• ad accettare contrattualmente di rispettare le restrizioni e le sanzioni all'esportazione applicabili a Hexagon e ai suoi prodotti;  
• a certificare la propria conformità a tali requisiti firmando un certificato, come richiesto di volta in volta da Hexagon;  
• ad adottare misure ragionevoli per aumentare la consapevolezza della nostra procedura di screening delle esportazioni tra i propri rivenditori; e 
• a imporre ai propri rivenditori obblighi giuridicamente vincolanti simili a quelli imposti da Hexagon.  

È importante che Hexagon venga a conoscenza di possibili violazioni della conformità da parte dei suoi dipendenti e partner commerciali. Pertanto esortiamo e imponiamo ai partner di segnalare eventuali episodi di non conformità. La singola segnalazione può comportare indagini interne di Hexagon, indagini da parte di autorità pubbliche e ulteriori conseguenze. Per questo motivo si deve segnalare solo ciò che è vero al meglio delle proprie conoscenze. L'integrità del processo di segnalazione è presa molto sul serio e, come tale, le informazioni fornite e l'identità del segnalante saranno trattate con riservatezza e condivise solo con le parti responsabili di un ulteriore esame della segnalazione.  

Le segnalazioni possono essere inviate al team Compliance di Hexagon via e-mail all'indirizzo compliance@hexagon.com.  

Inoltre, è possibile segnalare comportamenti scorretti tramite il Sistema di segnalazione in materia di etica e conformità di Hexagon.  Il Sistema di segnalazione in materia di etica e conformità è gestito da un fornitore terzo per conto di Hexagon e fornisce diverse opzioni di segnalazione sicura, disponibili in ogni momento e in più lingue. Tutte le segnalazioni sono gestite esclusivamente da Hexagon. Il Sistema di segnalazione in materia di etica e conformità può essere utilizzato per l'invio di segnalazioni anonime.