Bienvenue dans la présentation Hexagon Compliance Briefing

La force de la réputation et la pérennité d’Hexagon reposent sur la conduite éthique et légale de nos employés et des tiers agissant en notre nom. En revanche, Hexagon pourrait être tenue responsable non seulement du comportement douteux de ses employés, mais aussi des violations de la loi commises par des tiers agissant pour le compte d’Hexagon. Voici les principales raisons pour lesquelles nous aimerions vous informer de nos attentes en matière de pratiques commerciales et de conformité lorsque vous agissez pour le compte d’Hexagon.

Veuillez vous assurer que la direction et le personnel impliqué dans les activités d’Hexagon reçoivent cette présentation en leur fournissant le lien vers ce site Web ou le PDF de la présentation disponible en téléchargement sur ce site.

Si vous avez des questions concernant cette présentation, ou sur les attentes d’Hexagon en matière de conformité en général, n’hésitez pas à nous contacter en envoyant un e-mail à compliance@hexagon.com.  

Merci d’avance pour votre compréhension et votre soutien.  

Déterminer la bonne chose à faire n’est pas toujours chose évidente. Cette présentation définit les attentes et les exigences d’Hexagon pour les activités réalisées en notre nom et doit être utilisée comme un guide et une référence centrale pour soutenir votre prise de décision au quotidien. Cependant, il est impossible de fournir des conseils pour toutes les situations. Dans une situation pour laquelle cette présentation ne fournit pas d’orientation, les questions suivantes peuvent vous aider à prendre la bonne décision : 

1. Est-ce légal, éthique et équitable ? 
2. Serait-ce embarrassant pour Hexagon ou préjudiciable à sa réputation si elle était rendue publique ? 
3. Hexagon l’approuverait-elle ? 
4. Seriez-vous à l’aise d’en parler à Hexagon ? 

Hexagon a développé et mis en œuvre des procédures et outils divers qui nous aident à identifier les « signaux d’alerte » lors de l’engagement de tiers ou de la conduite d’activités en général. Les signaux d’alerte font référence aux circonstances qui indiquent une probabilité accrue de non-conformité avec la loi applicable et leur apparition nécessiterait l’implication du personnel de conformité, qui travaillerait ensuite sur leur résolution. Une fois votre engagement approuvé, vous jouerez un rôle important en nous aidant à collecter les informations pertinentes sur les transactions commerciales auxquelles vous participerez au nom d’Hexagon (c.-à-d. utilisateur final, utilisation finale, etc.) Nous attendons de vous que vous nous fournissiez des informations complètes et correctes dans le cadre de votre engagement ou de notre relation.   

Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle une personne ou une entité a des intérêts ou des loyautés contradictoires et ne peut pas prendre une décision équitable en raison de ce conflit. Un conflit d’intérêts peut entraver le succès d’une entreprise, entraîner des dommages économiques et nuire à sa réputation et à son intégrité. Dans certains cas, les conflits d’intérêts peuvent également comporter des risques de corruption ou antitrust.

Nous menons une concurrence équitable en proposant des produits et services innovants à des prix compétitifs à nos clients, et non en offrant des avantages indus à d’autres. De même, nous ne tolérons aucune forme de corruption dans les relations commerciales par l’intermédiaire de nos partenaires externes. En outre, les lois anticorruption n’ont pas tendance à faire la différence entre les actes de nos employés et les actes de nos partenaires externes agissant en notre nom.  

La subornation est la forme de corruption la plus courante. Offrir des pots-de-vin comprend tous les actes de promesse et de don d’argent ou d’un autre objet de valeur à un fonctionnaire public ou à un décideur du secteur privé afin d’influencer son action ou d’obtenir un avantage indu dans l’accomplissement de ses obligations publiques ou légales. L’expression « fonctionnaire gouvernemental » doit être comprise au sens large en y incluant les fonctionnaires ou les employés de tout gouvernement ou autre organisme public, agence ou entité légale à quelque niveau que ce soit, y compris les fonctionnaires ou les employés d’entreprises publiques et d’organisations internationales publiques. Elle inclut également les candidats à un mandat politique, les responsables de partis politiques et les employés, ainsi que les partis politiques. 

L’utilisation de tiers pour influencer illégalement ou indûment des fonctionnaires ou des personnes privées est considérée comme une forme de corruption indirecte et est également interdite.  

La subornation couvre également les paiements de facilitation. Un paiement de facilitation est une somme d’argent relativement faible, ou l’octroi de tout autre avantage, généralement à des fonctionnaires de rang inférieur, pour leur bénéfice personnel afin d’accélérer l’exécution ou d’effectuer une action gouvernementale de routine. 

Dans de nombreuses cultures, les cadeaux et invitations à des événements de divertissement sont importants pour développer et approfondir les relations commerciales. Cependant, certains cadeaux et invitations peuvent influencer de manière déraisonnable la prise de décision du destinataire ou donner l’impression d’une influence inappropriée. Les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages doivent toujours être conformes aux lois et réglementations applicables. En tout état de cause, ils doivent :  

• Être transparents et correctement consignés dans les livres et registres de l’entreprise. 
• Être appropriés en termes de type, de valeur et de fréquence en fonction de l’occasion et de la position du destinataire. 
• Ne pas être offerts, fournis, demandés ou acceptés dans l’attente d’un quelconque avantage.  
• Ne jamais donner l’impression de faire preuve de malhonnêteté ou d’inconvenance. 

Lorsque vous agissez pour le compte d’Hexagon,

• il vous est strictement interdit de pratiquer toute forme de corruption directe ou indirecte, y compris les paiements de facilitation et les cadeaux et divertissements inappropriés ;  
• vous êtes tenu d’exercer une diligence raisonnable sur les tiers que vous engagerez dans le cadre des activités d’Hexagon au début de leurs activités et de les surveiller au cours des relations commerciales.  
• vous devez tenir des dossiers, des registres et des comptes qui reflètent avec précision tous les paiements effectués, les dépenses engagées et les actifs cédés, et maintenir un système de contrôle interne afin de garantir l’autorisation, l’enregistrement et le rapport appropriés de toutes les transactions. 

Les lois antitrust et sur la concurrence loyale protègent la concurrence libre, non faussée et efficace. Les accords et pratiques concertées entre entreprises qui restreignent la concurrence sont notamment interdits. Ces accords anticoncurrentiels comprennent le truquage des offres, la fixation des prix, l’attribution de marchés ou de clients. L’abus de position dominante est également interdit. La violation des secrets commerciaux protégés et des droits de propriété intellectuelle de tiers peut être considérée comme une concurrence déloyale.

Lorsque vous agissez pour le compte d’Hexagon,

• respecter les lois antitrust applicables (par exemple, ne pas participer au truquage des offres, à la fixation des prix, au partage des marchés ou des clients avec les concurrents) et 
• respecter les secrets commerciaux et les droits de propriété intellectuelle d’Hexagon et de tiers, tels que les concurrents, les clients et les partenaires commerciaux.  

Hexagon doit se conformer à toutes les réglementations et sanctions en matière d’exportation applicables à Hexagon ou à nos produits et services, y compris, mais sans s’y limiter, les contrôles et sanctions d’exportation de l’UE et des États-Unis. En particulier, Hexagon ne peut pas conclure de transactions avec des parties soumises à sanctions, ou avec des parties situées dans des pays et territoires soumis à un embargo (actuellement Cuba, l’Iran, la Corée du Nord, la Syrie, la Crimée et Sébastopol), ou pour des projets soumis à des sanctions ou des utilisations finales interdites, ou pour faciliter le détournement de nos produits vers un autre pays ou un autre utilisateur final. En outre, nous sommes légalement tenus de veiller à ne pas enfreindre les contrôles et les sanctions à l’exportation lorsque nous vendons par l’intermédiaire de nos revendeurs ou distributeurs, auxquels les réglementations et les sanctions à l’exportation pourraient ne pas s’appliquer. Pour se conformer à ces exigences légales, Hexagon a mis en place une procédure de contrôle des exportations pour examiner les transactions à la recherche de risques de conformité en matière d’exportations. Cette procédure nous permet de filtrer les transactions qui présentent des risques de non-conformité accrus et de les faire vérifier par le personnel formé. 

Lorsque vous agissez pour le compte d’Hexagon,

• nous aider raisonnablement dans nos efforts visant à contrôler les exportations en nous communiquant des informations complètes et correctes sur la destination finale, l’utilisateur final et l’utilisation finale, comme nous le demandons au moyen de listes de contrôle des exportations, ou toute autre information et documentation supplémentaire que nous pourrions raisonnablement demander (par exemple, un certificat d’utilisation finale signé par l’utilisateur final) ;  
• participer aux formations sur les contrôles à l’exportation proposées par Hexagon, à la demande ; 
• accepter contractuellement de respecter les restrictions et sanctions à l’exportation applicables à Hexagon et aux produits d’Hexagon ;  
• certifier votre conformité à ces exigences en signant un certificat, comme demandé de temps à autre par Hexagon ;  
• prendre des mesures raisonnables pour sensibiliser davantage vos revendeurs à notre procédure de contrôle des exportations ; et 
• imposer à vos revendeurs des obligations juridiquement contraignantes similaires à celles que Hexagon vous impose.  

Il est important qu’Hexagon soit informé d’éventuelles violations de la conformité par ses employés et partenaires commerciaux. Par conséquent, nous vous encourageons et nous attendons de vous que vous signaliez tout incident de non-conformité. Votre signalement peut entraîner des enquêtes internes, des enquêtes menées par les autorités publiques et d’autres conséquences pour Hexagon. C’est pourquoi vous ne devez signaler ce qui est vrai qu’à votre connaissance. L’intégrité du processus de signalement est prise très au sérieux et, à ce titre, les informations fournies et l’identité du rapporteur seront traitées de manière confidentielle et ne seront partagées qu’avec les parties responsables de l’examen ultérieur du rapport.  

Les rapports peuvent être envoyés à l’équipe Conformité d’Hexagon par e-mail à l’adresse compliance@hexagon.com.  

En outre, vous pouvez signaler un comportement répréhensible via le système de rapport Éthique et conformité d’Hexagon.  Le système de rapport Éthique et conformité est exploité par un fournisseur tiers pour le compte d’Hexagon et offre plusieurs options de rapports sécurisés, disponibles à tout moment et en plusieurs langues. Tous les rapports sont exclusivement traités par Hexagon. Le système de rapport Éthique et conformité peut être utilisé pour la soumission de signalements anonymes.