Domande frequenti per i segnalanti che si sono avvalsi della piattaforma Speak-Up di Hexagon:

Hexagon si impegna a garantire un ambiente di lavoro sicuro, etico e conforme alle normative. Incoraggiamo la segnalazione di potenziali problemi, in modo che questi possano essere valutati e risolti in modo adeguato e responsabile.

1. Da chi possono essere inviate le segnalazioni?

Le segnalazioni possono essere inviate da:

Dipendenti di Hexagon
Fornitori, clienti, appaltatori, liberi professionisti
Azionisti e altri partner commerciali
Chiunque venga a conoscenza di un potenziale problema che coinvolge Hexagon

2. Le segnalazioni possono essere effettuate in modo anonimo?

Sì, puoi mantenere l'anonimato e rimanere comunque in contatto con gli investigatori tramite la piattaforma SpeakUp di Hexagon. Se lasci un messaggio vocale, la tua segnalazione verrà trascritta e la registrazione sarà cancellata dal sistema prima che raggiunga il team addetto alle indagini. La tua voce pertanto non può rappresentare un mezzo di identificazione, anche se fornendoci il tuo nome ci consentirai di condurre le indagini in maniera più efficiente.

3. Quali tipi di segnalazioni è possibile effettuare?

Le segnalazioni possono riguardare qualsiasi convinzione in buona fede o ragionevole sospetto di comportamento scorretto durante le attività di Hexagon o che coinvolga il suo personale o i suoi partner commerciali, tra cui:

Violazioni della legge
Violazioni delle disposizioni o delle procedure di Hexagon
Condotte dannose, improprie o non etiche

Ne costituiscono un esempio eventuali fondati sospetti di frode, corruzione, conflitti di interesse o violazioni dei controlli sulle esportazioni e sanzioni connesse alla nostra attività.

Per garantire una gestione adeguata, invitiamo i soggetti interessati a indirizzare le difficoltà operative di routine, le problematiche relative ai clienti o commerciali, le controversie personali in materia di lavoro, le questioni relative alla gestione delle prestazioni o le lamentele sul posto di lavoro ai consueti canali aziendali. Non devono essere presentate segnalazioni false, fuorvianti, ingannevoli o diffamatorie.

4. Cosa si intende per “convinzione in buona fede”?

La convinzione in buona fede identifica il caso in cui si ritiene sinceramente e onestamente che qualcosa possa essere vero sulla base delle proprie conoscenze in quel momento, anche se in seguito si scopre di essersi sbagliati.

La stessa si fonda sui seguenti principi:

Onestà (convinzione sincera),
Ragionevolezza (una persona normale è in grado di comprenderne le motivazioni) e
Assenza totale di intenzioni ingannevoli o finalizzate a danneggiare gli altri.

La convinzione in buona fede non richiede prove o informazioni esaustive, ma solo una preoccupazione sincera e ragionevole.

5. Come possono essere effettuate le segnalazioni?

Hexagon offre diversi canali di segnalazione riservati e protetti:

Hexagon Speak-Up
- Accessibilità 24/7, 365 giorni all'anno
- Disponibilità in varie lingue
- Supporto della segnalazione per iscritto o tramite risponditori automatici
- Gestione da parte di terzi indipendenti
- Possibilità di effettuare segnalazioni anonime

Organizzazione di Hexagon responsabile della conformità

Le preoccupazioni possono essere condivise con:

Il Responsabile generale della conformità, il Responsabile della conformità del gruppo,
il Responsabile della conformità dell'area aziendale/regionale o
con un altro membro del team di gestione della conformità.

Note:

Opzioni di segnalazione basate sui requisti previsti dall'UE: se un'azienda operante nell'Unione Europea possiede 250 o più dipendenti, le segnalazioni possono essere presentate ai suoi rappresentanti locali in modo che possano essere valutate in maniera circoscritta.
Riservatezza: I segnalanti possono mantenere l'anonimato. Hexagon tratta l'identità dei segnalanti e tutte le informazioni fornite con la massima riservatezza e segue il principio della necessità di sapere.
Fornitura della documentazione: i segnalanti sono incoraggiati a fornire qualsiasi documento o dettaglio che possa aiutare a chiarire la questione

6. Come posso segnalare un problema tramite la piattaforma Speak Up di Hexagon?

È possibile accedere alla piattaforma tramite questo link o la scansione del seguente codice QR:

7. Come posso segnalare un problema tramite la linea diretta Speak-Up di Hexagon?

In questo elenco è possibile reperire il recapito telefonico della linea di riferimento locale di Hexagon.

8. Come vengono gestite le segnalazioni?

Una volta inviata una segnalazione, questa viene ricevuta ed esaminata prima da un comitato composto da esperti delle risorse umane e della conformità. Il team verifica se la segnalazione riguarda una potenziale violazione di leggi, disposizioni e procedure aziendali o identifica comportamenti dannosi, impropri o non etici e se fornisce informazioni sufficientemente concrete da costituire un primo indizio di condotta scorretta. Questo significa che la segnalazione non deve basarsi solo su supposizioni o convinzioni, ma deve includere dettagli fattuali o osservazioni verificabili.

Se l'indagine è giustificata, viene costituito un team investigativo con le competenze necessarie per il caso. Ciò può includere un investigatore interno o, se necessario, esperti esterni quali detective, avvocati, interpreti o altri professionisti. Le informazioni vengono condivise rigorosamente sulla base della necessità di sapere per proteggere la riservatezza e garantire che il processo rimanga obiettivo ed efficiente.

Nel caso in cui la segnalazione non riguardi la conformità, se ad esempio si tratta di una questione operativa o inerente la sfera lavorativa, viene inoltrata all'ufficio aziendale competente per l'ulteriore trattamento. Queste problematiche non sono oggetto di indagine da parte del team di gestione della conformità. L'obiettivo generale è garantire che ogni segnalazione venga gestita dall'ufficio giusto in modo equo, obiettivo e tempestivo, applicando un approccio basato sul rischio.

Hexagon gestisce tutti casi in linea con i seguenti principi:

Conformità ai requisiti legali e interni
Trattamento attento, imparziale e rispettoso di tutti i soggetti coinvolti
Riservatezza e protezione dei dati
Protezione dalle ritorsioni nel caso in cui la segnalazione avvenga in buona fede
Presunzione di innocenza
Tutela dell'integrità operativa di Hexagon

9. In che modo vengono gestite le segnalazioni?

La risposta di Hexagon alle segnalazioni è proporzionata ai fatti e alle circostanze riferite. In genere il processo inizia con la registrazione della segnalazione nel sistema di gestione dei casi, la conferma della ricezione entro i termini previsti dalla legge applicabile, ma comunque entro e non oltre 7 giorni, e una valutazione preliminare; tali attività possono svolgersi in parallelo. In base agli esiti preliminari, si procede poi con un'indagine approfondita oppure si dispone la chiusura del caso. Al termine dell'indagine, possono essere adottate eventualmente misure conseguenti. Se le circostanze lo consentono e lo rendono opportuno, il segnalante può anche ricevere aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle indagini. Tutti i dipendenti devono collaborare alle indagini interne, nella misura consentita dalla legge applicabile, anche partecipando a colloqui e conservando e fornendo informazioni, documenti e testimonianze pertinenti. Una volta presentata, la segnalazione non può più essere ritirata e le azioni successive saranno stabilite a discrezione di Hexagon.

10. Protezione contro le ritorsioni

Hexagon applica una rigorosa politica di tolleranza zero verso le ritorsioni, a tutela di coloro che effettuano le segnalazioni in buona fede. Tale politica vieta qualsiasi azione che possa incidere, direttamente o indirettamente, sul segnalante. Se l'organizzazione responsabile della conformità riceve segnalazioni di ritorsioni in atto o imminenti, queste vengono valutate con attenzione e gestite in maniera adeguata. Questa tutela non si applica a chi abusa del sistema presentando segnalazioni infondate o dolose. Tali comportamenti possono comportare conseguenze disciplinari o legali.

11. Informazioni aggiuntive

Ulteriori dettagli sulle linee guida etiche e di conformità di Hexagon sono disponibili all'indirizzo:

Per i dipendenti: https://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/compliance-programme
Per tutti gli altri soggetti: https://hexagon.com/it/legal/compliance

Piattaforma Speak Up di Hexagon: segnala un problema

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