FAQ des lanceurs d’alerte Hexagon Speak-Up :

Hexagon s’engage à maintenir un lieu de travail sûr, éthique et conforme. Nous encourageons le signalement d’actes suspects en vue d’un traitement approprié et responsable de problèmes potentiels.

1. Qui peut faire un signalement ?

Les problèmes peuvent être soulevés par les personnes suivantes :

Personnel d’Hexagon
Fournisseurs, clients, sous-traitants, travailleurs indépendants
Actionnaires et autres partenaires commerciaux
Tout individu qui prend conscience d’un problème potentiel impliquant Hexagon

2. Puis-je faire un signalement anonyme ?

Oui, vous pouvez demeurer anonyme et rester en contact avec les enquêteurs via la plateforme Hexagon Speak-Up. Si vous laissez un message vocal, votre signalement sera transcrit et l’enregistrement sera effacé dans le système avant qu’il n’atteigne l’équipe d’enquête. Votre voix ne pourra donc pas conduire à une identification. Toutefois, le fait de nous fournir votre nom nous aidera à enquêter plus efficacement.

3. Quels types de problèmes peuvent être signalés ?

Les signalements peuvent concerner toute conviction de bonne foi ou toute suspicion raisonnable de mauvaise conduite au sein des unités d’Hexagon ou impliquant son personnel ou ses partenaires commerciaux, tels que :

Violations de lois
Violations des politiques ou procédures d’Hexagon
Comportement nuisible, inapproprié ou contraire à l’éthique

Il peut s’agir, par exemple, de soupçons de fraude, de corruption, de conflits d’intérêts ou de violations des règles de contrôle des exportations et des sanctions liées à nos activités.

Pour garantir un traitement approprié, nous vous prions de bien vouloir transmettre les problèmes opérationnels courants, les problèmes commerciaux ou liés aux clients, les litiges personnels relatifs à l’emploi, les questions de gestion des performances ou les plaintes sur le lieu de travail par le biais des voies de service habituelles. Ne soumettez pas de rapports faux, trompeurs ou diffamatoires.

4. Qu’est-ce qu’une « conviction de bonne foi » ?

Une conviction de bonne foi signifie que vous pensez sincèrement et honnêtement que quelque chose peut être vrai en fonction de ce que vous savez à ce moment-là, même si par la suite cela peut se révéler faux.

Conditions :

Honnêteté (vous le croyez vraiment),
Raisonnabilité (une personne standard pourrait voir pourquoi vous l’avez pensé), et
Aucune intention de tromper ou de nuire.

Une conviction de bonne foi n’exige pas de preuve ou d’informations complètes, seulement une préoccupation sincère et raisonnable.

5. Comment signaler un problème ?

Hexagon propose plusieurs canaux de signalement confidentiels et sécurisés :

Hexagon Speak-Up
- Accessibles en continu
- Disponibles en plusieurs langues
- Prennent en charge les signalements écrits ou traités par machine
- Exploitées par un tiers indépendant
- Signalements anonymes possibles

Organisation de conformité d’Hexagon

Les déclarations peuvent être partagées avec :

Le responsable général de la conformité, le responsable de la conformité au niveau du groupe ou
le responsable de la conformité dans votre secteur d’activité ou
un autre membre de l’équipe Conformité.

Remarques :

Options de signalement au sein de l’UE : si une entreprise de l’Union européenne emploie au moins 250 personnes, les plaintes peuvent être soumises à ses représentants locaux en vue d’un traitement local.
Confidentialité : Les lanceurs d’alerte peuvent rester anonymes. Hexagon traite l’identité des lanceurs d’alerte et toutes les informations fournies de manière strictement confidentielle selon le principe de la connaissance nécessaire.
Documentation fournie : Les lanceurs d’alerte sont encouragés à fournir tous les documents ou détails qui peuvent aider à clarifier le problème

6. Comment signaler un problème via la plateforme Hexagon Speak-Up ?

Vous pouvez accéder à la plateforme via ce lien ou en scannant ce code QR :

7. Comment signaler un problème via la ligne d’assistance Hexagon Speak-Up ?

Le numéro de téléphone local d’Hexagon Speak-Up se trouve dans cette liste..

8. Comment les signalements sont-ils traités ?

Lorsque vous signalez un problème, celui-ci est d’abord réceptionné et examiné par un comité composé d’experts RH et Conformité. L’équipe vérifie si votre soumission concerne une violation potentielle des lois, des politiques, des procédures ou un comportement nuisible, inapproprié ou contraire à l’éthique, et si elle fournit suffisamment d’informations concrètes pour constituer un indice initial de mauvaise conduite. Votre signalement ne doit donc pas se baser uniquement sur des hypothèses ou des convictions. Il doit inclure des détails factuels ou des observations vérifiables.

Si une enquête est justifiée, une équipe d’investigation est constituée avec l’expertise nécessaire au dossier. Cela peut inclure un enquêteur interne ou, le cas échéant, des spécialistes externes tels que des enquêteurs, des avocats, des interprètes ou d’autres experts. Les informations sont partagées strictement sur la base de la connaissance nécessaire afin de protéger la confidentialité et de veiller à l’objectivité et à l’efficacité du processus.

Si votre soumission n’est pas liée à la conformité – par exemple, s’il s’agit d’un problème opérationnel ou lié à l’emploi – elle est transmise au poste approprié en vue du traitement complémentaire. Ces questions ne font pas l’objet d’une enquête par l’équipe Conformité. L’objectif global est d’assurer un traitement équitable, objectif et rapide de chaque déclaration par le bon poste, en appliquant une approche basée sur les risques.

Hexagon traite tous les cas conformément aux principes suivants :

Respect des dispositions légales et internes
Traitement consciencieux, impartial et respectueux de toutes les personnes impliquées
Confidentialité et protection des données
Protection contre les représailles en cas de signalement de bonne foi
Présomption d’innocence
Protection de l’intégrité opérationnelle d’Hexagon

9. Comment sont traités les signalements ?

La réaction d’Hexagon aux signalements se base sur les faits et circonstances rapportés. Le processus typique commence souvent par l’enregistrement du signalement dans notre système de gestion des cas, l’accusé de réception dans les délais exigés par la loi applicable, mais pas supérieurs à 7 jours, et la réalisation d’une évaluation préliminaire. Tout cela peut avoir lieu simultanément. En fonction des conclusions, nous procédons à une enquête approfondie ou décidons de clôturer l’affaire. À la fin de toute enquête, des mesures réactives peuvent être prises si nécessaire. Des mises à jour sur la progression de l’enquête peuvent être fournies au déclarant, si cela est autorisé et approprié dans les circonstances données. Tous les employés doivent coopérer aux enquêtes internes, dans la mesure permise par la loi applicable, y compris en participant aux entretiens et en conservant et fournissant les informations, documents et enregistrements pertinents. Une fois qu’il a soumis son signalement, le déclarant ne peut pas le retirer et toutes les actions ultérieures sont déterminées à la discrétion d’Hexagon.

10. Protection contre des représailles

Hexagon applique une politique de non-représailles stricte pour protéger tout individu qui signale un problème de bonne foi. Cette politique interdit toute action susceptible d’avoir un impact direct ou indirect sur le déclarant. Si l’organisation de conformité reçoit un rapport sur des représailles actuelles ou imminentes, celui-ci est minutieusement évalué et traité de manière appropriée. Toutefois, cette garantie ne couvre pas les individus qui abusent du système en effectuant des signalements inexacts ou malveillants. Un tel comportement peut entraîner des sanctions disciplinaires ou avoir des conséquences juridiques.

11. Informations additionnelles

Pour plus de détails sur les directives d’Hexagon en matière d’éthique et de conformité, rendez-vous sur :

Pour les employés :https://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/compliance-programme
Pour les autres personnes :https://hexagon.com/legal/compliance

Hexagon Speak-Up – signaler un problème

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