Preguntas frecuentes sobre las denuncias en SpeakUp de Hexagon:

Hexagon se compromete a garantizar un lugar de trabajo seguro, ético y conforme. Animamos a reportar las inquietudes para que los posibles problemas puedan abordarse de manera adecuada y responsable.

1. ¿Quién puede denunciar?

Pueden plantear sus inquietudes:

Empleados de Hexagon
Proveedores, clientes, contratistas, autónomos
Accionistas y otros socios comerciales
Cualquier persona que tenga conocimiento de un posible problema que implique a Hexagon

2. ¿Puedo denunciar de forma anónima?

Sí, puede permanecer en el anonimato y seguir en contacto con los investigadores a través de la plataforma SpeakUp de Hexagon. Si deja un mensaje de voz, su inquietud se transcribirá y la grabación se borrará en el sistema antes de que llegue al equipo de investigación. Por lo tanto, su voz no puede llevar a una identificación. Aunque proporcionar su nombre nos ayuda a investigar de forma más eficaz.

3. ¿Qué tipos de inquietudes se pueden denunciar?

Las denuncias pueden referirse a cualquier creencia de buena fe o sospecha razonable de mala conducta dentro de las operaciones de Hexagon o que implique a su personal o socios comerciales, como:

Infracciones de la ley
Infracciones de las políticas o procedimientos de Hexagon
Comportamiento perjudicial, inadecuado o poco ético

Algunos ejemplos son sospechas de fraude, corrupción, conflictos de intereses o infracciones de control de exportaciones y sanciones relacionadas con nuestra actividad.

Para garantizar un manejo adecuado, le rogamos que dirija los problemas operativos rutinarios, los problemas comerciales o de los clientes, las disputas laborales personales, las preguntas de gestión del rendimiento o las quejas en el lugar de trabajo a los canales comerciales habituales. No deben presentarse denuncias falsas, engañosas, falaces o difamatorias.

4. ¿Qué es una «creencia de buena fe»?

Una creencia de buena fe significa que usted piensa de forma sincera y honesta que algo puede ser cierto basándose en la información de la que dispone en ese momento, aunque más adelante resulte que estaba equivocado.

Requiere:

Honestidad (realmente lo cree),
Razonabilidad (cualquier persona podría entender por qué pensó eso), y
No tener intención de engañar o dañar.

Una creencia de buena fe no requiere pruebas ni información completa, solo una preocupación sincera y razonable.

5. ¿Cómo se puede denunciar una inquietud?

Hexagon ofrece varios canales confidenciales y seguros para reportar:

Hexagon Speak-Up
- Accesibles 24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año
- Disponibles en varios idiomas
- Admiten informes generados o respondidos por máquina
- Gestionados por un tercero independiente
- Permiten denunciar de forma anónima

Organización de cumplimiento en Hexagon

Las inquietudes se pueden compartir con:

El director de cumplimiento, el director de cumplimiento del grupo o
el director de cumplimiento de su área de negocio o región o bien
otro miembro del equipo de cumplimiento.

Notas:

Opciones de reporte basadas en la UE: si una empresa de la Unión Europea tiene 250 o más empleados, las denuncias se pueden presentar a sus representantes locales para que se puedan abordar localmente.
Confidencialidad: Los denunciantes pueden mantener su anonimato. Hexagon trata la identidad de los denunciantes y toda la información proporcionada con estricta confidencialidad y sigue un principio de necesidad de saber.
Facilitación de documentación: Se anima a los denunciantes a proporcionar cualquier documento o detalle que pueda ayudar a aclarar la inquietud

6. ¿Cómo informo de una inquietud a través de la plataforma Speak-Up de Hexagon?

Puede acceder a la plataforma a través de este link o mediante el escaneo de este código QR:

7. ¿Cómo puedo informar de una inquietud a través de la línea de denuncias SpeakUp de Hexagon?

En esta lista encontrará su número de teléfono local de la línea SpeakUp de Hexagon.

8. ¿Cómo se gestionan las denuncias?

Cuando envía una inquietud, primero la recibe y la revisa un comité compuesto por expertos en RR. HH. y cumplimiento normativo. El equipo comprueba si su comunicación está relacionada con una posible infracción de leyes, políticas o procedimientos, o con un comportamiento perjudicial, inadecuado o poco ético, y si incluye información suficientemente concreta como para establecer un indicio inicial de conducta indebida. Esto significa que su denuncia no debe basarse únicamente en suposiciones o creencias, sino que debe incluir detalles objetivos u observaciones que puedan verificarse.

Si se justifica una investigación, se reúne un equipo de investigación con la experiencia necesaria para el caso. Esto puede incluir un investigador interno o, si es necesario, especialistas externos como investigadores, abogados, intérpretes u otros expertos. La información se comparte estrictamente sobre la base de la necesidad de saber para proteger la confidencialidad y garantizar que el proceso siga siendo objetivo y eficiente.

Si su denuncia no está relacionada con el cumplimiento, por ejemplo, si se trata de un problema operativo o un asunto relacionado con el empleo, se reenvía al departamento comercial correspondiente para su manejo posterior. El equipo de cumplimiento no investiga estos asuntos. El objetivo general es garantizar que cada inquietud sea gestionada por la función adecuada de una manera justa, objetiva y oportuna, aplicando un enfoque basado en el riesgo.

Hexagon lleva a cabo todo el manejo de los casos de acuerdo con los siguientes principios:

Cumplimiento de los requisitos legales e internos
Tratamiento cuidadoso, imparcial y respetuoso de todas las personas individuales implicadas
Confidencialidad y protección de datos
Protección contra represalias por reportar de buena fe
Presunción de inocencia
Protección de la integridad operativa de Hexagon

9. ¿Cuál es el proceso del manejo de informes?

La respuesta de Hexagon a los informes corresponde a los hechos y circunstancias informados. El proceso habitual suele comenzar con el registro del informe en nuestro sistema de gestión de casos, luego se confirma su recepción dentro de los plazos exigidos por la legislación aplicable, en cualquier caso en un máximo de 7 días, y se realiza una evaluación preliminar, tareas que pueden llevarse a cabo de forma simultánea. Dependiendo de los hallazgos, procederemos con una investigación detallada o decidiremos cerrar el asunto. Al final de cualquier investigación, se pueden tomar medidas de respuesta si es necesario. Se pueden proporcionar actualizaciones sobre el progreso de la investigación al informante, si es admisible y apropiado en las circunstancias. Todos los empleados deben cooperar con las investigaciones internas, en la medida en que lo permita la ley aplicable, incluida la participación en entrevistas y la conservación y provisión de información, documentos y registros relevantes. Una vez enviado, el denunciante no puede retirar su informe y todas las acciones posteriores se determinan a discreción de Hexagon.

10. Protección contra represalias

Hexagon aplica estrictamente una política de no represalias para proteger a cualquier persona que informe una inquietud de buena fe. Esta política prohíbe cualquier acción que pueda afectar directa o indirectamente al denunciante. Si la organización de cumplimiento recibe algún informe de represalias actuales o inminentes, se evalúa exhaustivamente y se aborda de forma adecuada. Sin embargo, esta protección no cubre a las personas que abusan del sistema enviando informes inexactos o maliciosos. Esta conducta puede dar lugar a consecuencias disciplinarias o legales.

11. Información adicional

Puede encontrar más detalles sobre las directrices de ética y cumplimiento normativo de Hexagon en:

Para los empleados: https://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/compliance-programme
Para no empleados: https://hexagon.com/es/legal/compliance

SpeakUp de Hexagon: informe de una inquietud

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