Hexagon Speak-Up Reporter FAQ:

Hexagon setzt sich für die Aufrechterhaltung eines sicheren, ethischen und konformen Arbeitsplatzes ein. Wir ermutigen dazu, Bedenken zu melden, damit potenzielle Probleme auf angemessene und verantwortungsvolle Weise angegangen werden können.

1. Wer kann Bedenken melden?

Bedenken können geäußert werden durch:

Mitarbeitende von Hexagon
Lieferanten, Kunden, Auftragnehmer, Freiberufler
Aktionäre und andere Geschäftspartner
Jede Einzelperson, die Kenntnis von einem potenziellen Problem mit Hexagon erlangt

2. Kann ich anonym Meldung erstatten?

Ja, Sie können anonym bleiben und dennoch mit den Ermittlern über die Hexagon SpeakUp-Plattform in Kontakt bleiben. Wenn Sie eine Sprachnachricht hinterlassen, wird Ihr Anliegen transkribiert und die Aufzeichnung im System gelöscht, bevor sie das Untersuchungsteam erreicht. Daher kann Ihre Stimme nicht zu einer Identifizierung führen. Die Angabe Ihres Namens hilft uns jedoch, die Untersuchung effektiver zu gestalten.

3. Welche Arten von Bedenken können gemeldet werden?

Meldungen können sich auf jede gutgläubige Vermutung oder begründeten Verdacht auf Fehlverhalten innerhalb der Geschäftstätigkeit von Hexagon oder in Bezug auf dessen Mitarbeitende oder Geschäftspartner beziehen, wie beispielsweise:

Gesetzesverstöße
Verstöße gegen die Richtlinien oder Verfahren von Hexagon
Schädliches, unangemessenes oder unethisches Verhalten

Beispiele hierfür sind mutmaßlicher Betrug, Korruption, Interessenkonflikte oder Verstöße gegen Export- und Sanktionsvorschriften im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit.

Um eine angemessene Handhabung zu gewährleisten, bitten wir Sie, routinemäßige betriebliche Angelegenheiten, Kunden- oder Geschäftsangelegenheiten, persönliche Beschäftigungsstreitigkeiten, Fragen zum Leistungsmanagement oder Beschwerden am Arbeitsplatz an die üblichen Geschäftskanäle weiterzuleiten. Falsche, irreführende, gefälschte oder diffamierende Meldungen sollten nicht eingereicht werden.

4. Was ist eine „gutgläubige Annahme“?

Eine gutgläubige Annahme bedeutet, dass Sie auf der Grundlage Ihres Wissensstandes zum jeweiligen Zeitpunkt aufrichtig und ehrlich davon überzeugt sind, dass etwas wahr sein könnte – auch wenn sich später herausstellt, dass Sie sich geirrt haben.

Dies erfordert:

Ehrlichkeit (Sie glauben wirklich daran),
Angemessenheit (eine durchschnittliche Person könnte nachvollziehen, warum Sie so gedacht haben) und
Keine Absicht zur Irreführung oder Schädigung.

Eine gutgläubige Annahme erfordert weder Beweise noch vollständige Informationen – lediglich eine aufrichtige und angemessene Besorgnis.

5. Wie kann ein Anliegen gemeldet werden?

Hexagon bietet mehrere vertrauliche und sichere Meldewege:

Hexagon Speak-Up
- Erreichbar 24/7/365
- Verfügbar in mehreren Sprachen
- Unterstützt schriftliche oder beantwortete maschinelle Meldungen
- Von einem unabhängigen Dritten durchgeführt
- Möglichkeit anonymer Meldungen

Hexagons Compliance-Organisation

Bedenken können mitgeteilt werden an:

den Chief Compliance Officer, den Group Compliance Officer oder
Ihren Business Area oder Regional Compliance Officer oder
ein anderes Mitglied des Compliance-Teams.

Hinweise:

Meldeoptionen für die EU: Wenn ein Unternehmen in der Europäischen Union 250 oder mehr Mitarbeitende beschäftigt, können Beschwerden an seine lokalen Vertreter übermittelt werden, damit sie vor Ort behandelt werden können.
Vertraulich: Meldende Personen können anonym bleiben. Hexagon behandelt die Identität von Hinweisgebern und alle bereitgestellten Informationen streng vertraulich und befolgt das Need-to-know-Prinzip.
Bereitstellung von Unterlagen: Meldende werden ermutigt, alle Dokumente oder Details bereitzustellen, die zur Klärung des Anliegens beitragen können

6. Wie melde ich Bedenken über die Hexagon Speak-Up-Plattform?

Sie erreichen die Plattform über diesen Link oder durch Scannen dieses QR-Codes:

7. Wie melde ich Bedenken über die Hexagon Speak-Up-Hotline?

Die Telefonnummer Ihrer lokalen Hexagon Speak-Up Line finden Sie in dieser Liste.

8. Wie werden Meldungen bearbeitet?

Wenn Sie ein Anliegen einreichen, wird dieses zunächst von einem Ausschuss aus Personal- und Compliance-Experten entgegengenommen und geprüft. Das Team prüft, ob sich Ihre Meldung auf einen potenziellen Verstoß gegen Gesetze, Richtlinien, Verfahren oder schädliches, unangemessenes oder unethisches Verhalten bezieht und ob sie genügend konkrete Informationen liefert, um einen ersten Hinweis auf Fehlverhalten zu schaffen. Das bedeutet, dass sich Ihre Meldung nicht allein auf Annahmen oder Überzeugungen stützen sollte – sie sollte sachliche Details oder Beobachtungen enthalten, die überprüft werden können.

Wenn eine Untersuchung gerechtfertigt ist, wird ein Untersuchungsteam mit dem für den Fall erforderlichen Fachwissen zusammengestellt. Dazu können ein interner Ermittler oder bei Bedarf externe Spezialisten wie Ermittler, Rechtsanwälte, Dolmetscher oder andere Experten gehören. Die Weitergabe von Informationen erfolgt ausschließlich nach dem Grundsatz „Need-to-know“, um die Vertraulichkeit zu wahren und sicherzustellen, dass der Prozess objektiv und effizient bleibt.

Handelt es sich bei Ihrer Einreichung nicht um ein Compliance-Thema – zum Beispiel um ein betriebliches Thema oder eine beschäftigungsbezogene Angelegenheit – wird sie an die entsprechende Geschäftsfunktion zur weiteren Handhabung weitergeleitet. Diese Angelegenheiten werden nicht vom Compliance-Team untersucht. Das übergeordnete Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Anliegen von der richtigen Funktion fair, objektiv und zeitnah unter Anwendung eines risikobasierten Ansatzes behandelt wird.

Hexagon betreibt die gesamte Handhabung von Fällen nach folgenden Grundsätzen:

Einhaltung von legalen und internen Anforderungen
Sorgfältige, unparteiische und respektvolle Behandlung aller beteiligten Personen
Vertraulichkeit und Datenschutz
Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen bei Meldungen in gutem Glauben
Unschuldsvermutung
Gewährleistung der betrieblichen Integrität von Hexagon

9. Wie ist das Verfahren zur Handhabung von Meldungen?

Die Antwort von Hexagon auf Meldungen richtet sich nach den gemeldeten Fakten und Umständen. Der typische Prozess beginnt oft mit der Erfassung der Meldung in unserem Fallmanagementsystem, der Bestätigung des Eingangs innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen, spätestens jedoch innerhalb von 7 Tagen, und der Durchführung einer vorläufigen Bewertung, wobei all diese Schritte gleichzeitig erfolgen können. Abhängig von den Ergebnissen führen wir entweder eine detaillierte Untersuchung durch oder beschließen, die Angelegenheit abzuschließen. Nach Abschluss einer Untersuchung können bei Bedarf Reaktionsmaßnahmen ergriffen werden. Hinweisgebende können über den Fortschritt der Untersuchung informiert werden, wenn dies zulässig und unter den gegebenen Umständen angemessen ist. Alle Mitarbeitenden müssen bei internen Untersuchungen mitwirken, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, einschließlich der Teilnahme an Befragungen und der Aufbewahrung und Bereitstellung relevanter Informationen, Dokumente und Aufzeichnungen. Nach der Einreichung können Hinweisgebende ihre Meldung nicht zurückziehen. Alle weiteren Maßnahmen liegen im Ermessen von Hexagon.

10. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Hexagon verfolgt strikt eine Politik gegen Vergeltungsmaßnahmen, um Personen zu schützen, die in gutem Glauben Bedenken melden. Diese Richtlinie verbietet alle Handlungen, die sich direkt oder indirekt auf die Hinweisgebenden auswirken können. Wenn die Compliance-Organisation Meldungen über aktuelle oder drohende Vergeltungsmaßnahmen erhält, werden diese gründlich geprüft und angemessen behandelt. Dieser Schutz gilt jedoch nicht für Einzelpersonen, die das System durch die Einreichung unrichtiger oder böswilliger Meldungen missbrauchen. Ein solches Verhalten kann zu disziplinarischen oder rechtlichen Konsequenzen führen.

11. Zusätzliche Informationen

Weitere Informationen zu den Ethik- und Compliance-Richtlinien von Hexagon finden Sie unter:

Für Mitarbeitende: https://hexnet.hexagon.com/policies-and-guidelines/compliance-programme
Für Nicht-Mitarbeitende: https://hexagon.com/legal/compliance

Hexagon Speak-Up-Protokoll – ein Bedenken melden

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